CERCLE GENEALOGIQUE DU PAYS MESSIN
Conseils pour le dépouillement systématique des archives
Pour réaliser cette tâche, il est indispensable de considérer que chaque acte individuel forme un tout qui ne doit pas être influencé par le contenu des autres actes de l'archive ni par ceux d'autres archives.
Par conséquent, il faut relever scrupuleusement tout ce qui est écrit même s'il est patent qu'il y a une erreur. Dans ce cas, la correction ou les commentaires peuvent être écrits dans une ou plusieurs notes.
Ecrire les patronymes en majuscules, éventuellement accentuées.
Ecrire l'initiale de chaque prénom en majuscules, éventuellement accentuées.
Tout en tenant compte des règles de transcription, ne pas corriger l'orthographe des patronymes, prénoms et indications de lieu (utiliser les notes pour cela).
Ne pas modifier le nombre ni l'ordre des prénoms.
Si dans un "même acte" un "même personnage" est mentionné plusieurs fois avec des graphies différentes, faire suivre la première graphie des graphies suivantes mises entre parenthèses. Exemple : RENAUT (DE REGNAULD, RENHO).
Si plusieurs personnages ont le même patronyme avec des graphies différentes, respecter la graphie de chacun.
Ne pas traduire les patronymes, prénoms et indications de lieux (utiliser les notes pour cela).
Citer tous les personnages présents dans l'acte, même si aucune indication ne permet de les situer par rapport aux autres.
Noter tous les détails y compris la présence de signatures ou de marques.
En cas de difficulté de lecture ou d'interprétation, il est fortement recommandé de demander l'avis d'un ou de plusieurs généalogistes chevronnés.